A segurança digital de uma empresa não depende apenas de antivírus, firewall, servidores ou sistemas de proteção. Grande parte dos incidentes começa com uma ação aparentemente simples de um usuário: clicar em um link, abrir um arquivo, informar uma senha ou acreditar em uma mensagem falsa.
Por isso, todos os colaboradores precisam participar da segurança da informação.
Criminosos digitais utilizam cada vez mais técnicas de engenharia social, criando mensagens convincentes para se passar por clientes, fornecedores, bancos, gestores e até pela própria empresa.
A seguir, reunimos algumas práticas importantes que ajudam a reduzir esses riscos.
1. Utilize senhas fortes e exclusivas
Evite senhas simples ou relacionadas à empresa, como:
empresa123financeiro2026senha123- nome da empresa + ano
- telefone da empresa
- nome do colaborador
Uma senha comprometida pode permitir que terceiros tenham acesso a e-mails, sistemas, documentos e informações confidenciais.
Prefira senhas longas e exclusivas para cada serviço. Sempre que disponível, utilize também a autenticação em dois fatores (2FA/MFA).
E a troca periódica de senha?
A troca de senha deve fazer parte da política de segurança da empresa, principalmente quando houver suspeita de vazamento, compartilhamento indevido, saída de funcionários ou comprometimento de equipamentos.
Porém, simplesmente trocar a senha frequentemente não resolve o problema se os usuários continuarem utilizando senhas fracas ou repetidas.
O mais importante é combinar:
senha forte + senha exclusiva + autenticação em dois fatores + controle de acesso.
2. Evite compartilhar a mesma senha entre departamentos e funcionários
Uma prática comum em pequenas e médias empresas é várias pessoas utilizarem a mesma conta ou senha.
Por exemplo:
Financeiro, Comercial e Administrativo utilizando as mesmas credenciais.
Isso deve ser evitado.
Sempre que possível, cada colaborador deve possuir sua própria conta e os acessos devem ser definidos de acordo com sua função.
Essa prática permite identificar quem realizou determinada ação e facilita o bloqueio de acessos quando um funcionário muda de função ou deixa a empresa.
Regra importante
Um funcionário deve possuir somente os acessos necessários para realizar seu trabalho.
O departamento comercial, por exemplo, não precisa necessariamente possuir acesso aos mesmos sistemas e informações do departamento financeiro.
3. Priorize o e-mail corporativo da empresa
Para comunicações profissionais, recomendamos utilizar contas vinculadas ao domínio da empresa.
Por exemplo:
em vez de:
Contas gratuitas como Gmail podem ser legítimas, mas são muito fáceis de serem criadas por terceiros utilizando o nome de uma empresa.
Um criminoso pode registrar algo como:
e configurar o nome do remetente como:
Financeiro | Sua Empresa
Para quem recebe rapidamente pelo celular, a mensagem pode parecer completamente legítima.
Por isso, fornecedores, clientes e funcionários devem conhecer quais são os domínios oficiais utilizados pela empresa.
4. O nome exibido no e-mail não comprova quem enviou a mensagem
Este é um dos pontos mais importantes.
Em muitos sistemas de e-mail aparecem inicialmente apenas o nome e a foto do remetente, enquanto o endereço verdadeiro fica menos visível.
Um criminoso pode enviar uma mensagem utilizando:
Nome exibido: João Silva – Diretor da Empresa
E-mail verdadeiro: [email protected]
O funcionário pode reconhecer o nome do diretor e acreditar que a mensagem é verdadeira.
Portanto:
Nunca confie apenas no nome exibido. Confira o endereço completo do remetente.
Essa atenção é especialmente importante quando a mensagem envolve pagamentos, boletos, PIX, alteração de dados bancários, documentos confidenciais ou solicitações urgentes.
5. Atenção aos domínios parecidos com o verdadeiro
Outra técnica utilizada em golpes é registrar domínios visualmente semelhantes ao domínio oficial.
Imagine que o endereço verdadeiro seja:
empresa.com.br
Um criminoso pode tentar utilizar variações parecidas, adicionando ou alterando letras.
Em uma leitura rápida, principalmente pelo celular, a diferença pode passar despercebida.
Antes de realizar qualquer operação importante, confira cuidadosamente o endereço do remetente.
6. Desconfie de mensagens que criam urgência
Golpes frequentemente tentam impedir que a vítima tenha tempo para analisar a situação.
Exemplos:
“Preciso que faça este PIX agora.”
“Pagamento precisa ser realizado ainda hoje.”
“Sua conta será bloqueada.”
“Abra o documento urgentemente.”
“Atualizamos nossos dados bancários.”
“Clique aqui para evitar o cancelamento.”
Urgência excessiva deve ser considerada um sinal de alerta.
Quando uma solicitação envolver dinheiro, alteração bancária ou informações confidenciais, valide a informação por outro canal.
7. Mudança de dados bancários exige validação
Um golpe empresarial muito comum acontece quando criminosos se passam por fornecedores e informam uma suposta mudança de conta bancária.
Por exemplo:
“Informamos que nossos dados bancários foram alterados. Os próximos pagamentos deverão ser realizados na conta abaixo.”
Nunca altere dados financeiros de fornecedores apenas com base em um e-mail.
O procedimento recomendado é confirmar a solicitação utilizando um telefone ou contato que a empresa já possuía anteriormente, e não simplesmente o telefone informado na própria mensagem suspeita.
8. Não clique automaticamente em links recebidos por e-mail
Antes de clicar em um link, verifique para onde ele realmente direciona.
Uma mensagem pode apresentar algo aparentemente legítimo como:
“Acessar documento”
mas o botão pode levar para um endereço completamente diferente.
Tenha atenção principalmente com mensagens relacionadas a:
- bancos;
- boletos;
- notas fiscais;
- documentos compartilhados;
- atualizações de senha;
- Microsoft 365;
- Google Drive;
- transportadoras;
- Receita Federal;
- fornecedores;
- cobranças;
- supostos arquivos pendentes.
Se houver dúvida, não utilize o link recebido. Acesse diretamente o site ou sistema oficial.
9. Cuidado com arquivos anexos
Arquivos anexos também podem ser utilizados para instalar programas maliciosos, roubar senhas ou comprometer computadores.
Desconfie principalmente de anexos inesperados.
Mesmo arquivos aparentemente comuns devem ser tratados com cuidado quando não eram esperados.
Uma regra simples pode evitar muitos problemas:
Não estava esperando o arquivo? Confirme com o remetente antes de abrir.
10. Uma mensagem pode vir da conta verdadeira e ainda assim ser perigosa
Nem todo golpe utiliza um endereço falso.
A conta de um cliente, fornecedor ou até de um funcionário pode ter sido comprometida.
Nesse caso, o criminoso consegue enviar mensagens utilizando um endereço de e-mail verdadeiro.
Por isso, além de conferir o endereço, observe também o contexto.
Se um fornecedor que normalmente envia notas fiscais começar repentinamente a solicitar PIX para outra conta, por exemplo, confirme a solicitação.
11. Utilize autenticação em dois fatores
Sempre que possível, ative a autenticação em dois fatores (2FA/MFA).
Com ela, mesmo que um criminoso descubra a senha, ainda precisará de uma segunda forma de autenticação para acessar a conta.
Ela é especialmente recomendada para:
- e-mails;
- sistemas financeiros;
- bancos;
- redes sociais;
- hospedagem;
- sistemas administrativos;
- armazenamento em nuvem;
- contas de administradores.
12. Nunca compartilhe códigos de autenticação
Nenhum suporte legítimo deveria precisar solicitar seu código temporário de autenticação para acessar sua própria conta.
Desconfie de mensagens como:
“Enviamos um código para seu celular. Informe o código para validarmos sua conta.”
Esse código pode justamente ser o que o criminoso precisa para concluir o acesso.
Senhas e códigos de autenticação são pessoais e não devem ser compartilhados.
13. Funcionários desligados devem ter os acessos bloqueados
Quando um colaborador deixa a empresa, seus acessos precisam ser revisados imediatamente.
Isso pode incluir:
- e-mail;
- sistemas internos;
- Google Drive ou Microsoft 365;
- redes sociais;
- WordPress;
- hospedagem;
- CRM;
- sistemas financeiros;
- VPN;
- ferramentas de marketing;
- aplicativos utilizados pela empresa.
Contas compartilhadas também devem ter suas senhas alteradas quando necessário.
14. Separe contas administrativas das contas de uso diário
Contas com privilégios administrativos merecem proteção adicional.
Evite utilizar uma conta de administrador para todas as atividades do dia a dia.
Quanto maior o nível de acesso de uma conta, maior pode ser o impacto caso ela seja comprometida.
15. Treinamento da equipe é parte da segurança
Não adianta investir apenas em tecnologia se os colaboradores não souberem reconhecer uma tentativa de golpe.
A empresa deve orientar periodicamente seus funcionários sobre:
- phishing;
- e-mails falsos;
- senhas;
- autenticação em dois fatores;
- links suspeitos;
- arquivos anexos;
- falsificação de identidade;
- solicitações financeiras;
- proteção de informações.
Segurança digital precisa fazer parte da cultura da empresa.
Crie uma regra simples: PARE, CONFIRA E VALIDE
Antes de realizar uma ação solicitada por e-mail, principalmente quando envolver dinheiro, senhas ou informações confidenciais:
1. PARE
Não deixe a urgência da mensagem determinar sua decisão.
2. CONFIRA
Verifique o endereço completo do remetente, domínio, conteúdo, links e anexos.
3. VALIDE
Em operações importantes, confirme a solicitação por outro canal conhecido.
Uma ligação de poucos minutos pode evitar um prejuízo de milhares de reais.
Segurança digital é responsabilidade de todos
Firewalls, antivírus, filtros de spam, backups e sistemas de proteção são fundamentais. Mas nenhuma tecnologia consegue eliminar completamente o risco causado por uma ação humana equivocada.
Por isso, a melhor proteção combina:
Tecnologia + Processos + Treinamento + Atenção dos usuários.
Criar procedimentos simples para senhas, acessos, pagamentos, e-mails e validação de solicitações pode reduzir significativamente a exposição da empresa a fraudes e ataques digitais.
Na dúvida, não clique, não responda e não realize a operação antes de confirmar a origem da solicitação.
H3 Digital – Tecnologia, Segurança e Suporte para sua empresa
A H3 Digital auxilia empresas na gestão de seus ambientes digitais, e-mails corporativos, hospedagem, websites, infraestrutura, suporte técnico e boas práticas de segurança.
Além de proteger sistemas, é fundamental preparar as pessoas que utilizam esses sistemas todos os dias.
